Leasing auta jako benefit oznacza w praktyce możliwość prywatnego korzystania z leasingowanego samochodu. To dostęp do auta po godzinach – a nie sam leasing – jest korzyścią dla pracownika. Firma może w ten sposób zwiększyć atrakcyjność stanowiska, ale musi rozliczyć prywatne przejazdy oraz sprawdzić zasady leasingu i ubezpieczenia.
Auto w leasingu jako benefit – na czym to polega?
Firma zawiera umowę leasingu i oddaje samochód pracownikowi. Auto służy do pracy, ale można nim jeździć także po godzinach i podczas urlopu. Rozwiązanie często dotyczy handlowców, menedżerów i osób pracujących w terenie.
Z perspektywy pracownika wartość tego rozwiązania nie ogranicza się do samych przejazdów. Jeżeli firma pokrywa raty, ubezpieczenie i serwis, pracownik nie musi płacić za własny samochód. Dla pracodawcy może to być argument przy rekrutacji i sposób na uatrakcyjnienie stanowiska, zwłaszcza gdy auto jest potrzebne również w codziennej pracy.
Od zwykłego samochodu służbowego taki model odróżnia przede wszystkim wyraźna zgoda na prywatne przejazdy. Trzeba więc ustalić ich granice. Czy pracownik może wyjechać za granicę, przekazać kierownicę partnerowi i tankować na koszt firmy? Odpowiedzi wpływają na podatki, polisę oraz odpowiedzialność za szkody. Samo pozostawienie auta pracownikowi po pracy nie zastępuje jasnych zasad.
W dalszej części zakładamy, że firma udostępnia pracownikowi samochód do celów prywatnych nieodpłatnie.
Leasing auta jako benefit a przychód pracownika
Gdy pracownik korzysta ze służbowego samochodu prywatnie, uzyskuje przychód ze stosunku pracy. Firma nie musi jednak wyceniać każdego przejazdu. Ustawa o PIT określa miesięczną wartość świadczenia w formie ryczałtu:
- 250 zł miesięcznie – dla samochodów o mocy silnika do 60 kW oraz pojazdów elektrycznych i napędzanych wodorem;
- 400 zł miesięcznie – dla pozostałych samochodów;
- 1/30 odpowiedniej kwoty za każdy dzień – jeśli pracownik korzysta z auta prywatnie tylko przez część miesiąca.
Gdy pracownik otrzymuje auto np. w połowie miesiąca, kadry uwzględniają tylko dni prywatnego korzystania z pojazdu. Tak stanowi art. 12 ust. 2a–2b ustawy o PIT.
Kwoty 250 i 400 zł nie są podatkiem, lecz przychodem pracownika uwzględnianym również w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, zgodnie z wyjaśnieniami ZUS.
Ryczałt obejmuje też finansowane przez pracodawcę koszty normalnej eksploatacji, w tym paliwo lub energię elektryczną zużyte podczas prywatnych przejazdów. Potwierdza to interpretacja ogólna Ministra Finansów. Firma może jednak ustalić, że prywatne tankowania lub ładowanie opłaca pracownik.
Co z VAT, gdy pracownik korzysta z auta prywatnie?
Jeśli auto służy firmie, a po godzinach pracownik używa go prywatnie, dla celów VAT jest to tzw. użytek mieszany (piszemy o nim więcej w tym artykule). Jeżeli pojazd służy również czynnościom opodatkowanym, czynny podatnik VAT może co do zasady odliczyć 50% VAT od rat, paliwa i serwisu.
W przypadku typowego samochodu osobowego 100% odliczenia wymaga wykorzystywania pojazdu wyłącznie w działalności oraz ewidencji przebiegu i złożenia VAT-26. Sam regulamin nie wystarczy przy faktycznej jeździe prywatnej. Punktem wyjścia jest więc 50% VAT zgodnie z art. 86 i 86a ustawy o VAT.
Czy umowa leasingu pozwala przekazać auto pracownikowi?
Leasingowane auto pozostaje własnością finansującego. Przed wydaniem kluczyków firma powinna więc sprawdzić umowę i ogólne warunki umowy leasingu (OWUL): kto może prowadzić pojazd, czy wolno przekazywać go innym osobom i wyjeżdżać nim za granicę. Zgodnie z art. 709¹² Kodeksu cywilnego bez zgody finansującego korzystający nie może oddać rzeczy do używania osobie trzeciej.
Jeżeli autem ma czasami jeździć partner pracownika, trzeba sprawdzić, czy pozwala na to umowa lub OWUL. Warto też zweryfikować AC, NNW i Assistance, ponieważ dobrowolne ubezpieczenia mogą przewidywać ograniczenia albo dodatkowe obowiązki dotyczące kierowców.
Regulamin korzystania z samochodu – co powinien zawierać?
Aby taki benefit działał bez nieporozumień, zasady korzystania z samochodu trzeba opisać w regulaminie. Dokument nie musi być długi, ale powinien określać m.in.:
- kto może prowadzić auto i czy wolno przekazywać je innym osobom;
- czy dozwolone są przejazdy prywatne i zagraniczne;
- kto płaci za paliwo lub ładowanie, parkingi i autostrady;
- jakie limity obowiązują na karcie paliwowej;
- kto odpowiada za serwis, opony i terminy przeglądów;
- jak zgłaszać awarie, kolizje, kradzież oraz inne szkody;
- jak rozliczane są mandaty i opłaty parkingowe.
Paliwo przy prywatnym użytkowaniu – kto powinien za nie płacić?
Tu łatwo o nieporozumienia. Firma może pokrywać całe paliwo, finansować tylko przejazdy służbowe albo ustalić, że pracownik sam płaci za prywatne tankowania. Wybrana zasada powinna być prosta i zapisana w regulaminie. Jeśli prywatne paliwo opłaca pracownik, najlepiej oddzielić takie tankowania od służbowych.
Ubezpieczenie, szkody i odpowiedzialność pracownika
Sama informacja o OC to za mało. Firma sprawdza też warunki AC, NNW i Assistance, udział własny, auto zastępcze oraz sposób zgłaszania szkód. Dobrowolna ochrona powinna uwzględniać dozwolone wyjazdy prywatne.
Nie każdą szkodę można po prostu przypisać kierowcy. Auto przekazane z obowiązkiem zwrotu może być mieniem powierzonym w rozumieniu art. 124 Kodeksu pracy, ale pełna odpowiedzialność nie powstaje automatycznie. Pojazd musi zostać prawidłowo powierzony, a pracownik może uwolnić się od odpowiedzialności, jeśli wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych.
Regulamin nie pozwala też automatycznie potrącić kosztu szkody z wynagrodzenia. Jeżeli należność nie została stwierdzona prawomocnym orzeczeniem, potrzebna jest pisemna zgoda pracownika udzielona po ustaleniu odpowiedzialności i wysokości szkody.
Jakich błędów unikać, wdrażając leasing auta jako benefit?
Niedoprecyzowane zasady dają o sobie znać zwykle dopiero po szkodzie, kontroli rozliczeń albo odejściu pracownika. Najczęstsze błędy to:
- brak regulaminu – każda ze stron inaczej rozumie zakres prywatnej jazdy;
- pominięcie przychodu pracownika – benefit nie trafia do rozliczeń kadrowych;
- odliczanie 100% VAT – mimo faktycznego użytku mieszanego;
- niesprawdzenie umowy i polisy – komplikacje pojawiają się po szkodzie lub wyjeździe za granicę;
- niejasne rozliczanie paliwa – kierowca i księgowość stosują inne zasady.
Podsumowanie
Leasing auta jako benefit można uporządkować bez rozbudowanej procedury. Podstawą są sprawdzona umowa i polisa, jasny regulamin oraz poprawne rozliczenia. Pracownik wie wtedy, gdzie może jeździć, kto może prowadzić samochód i jakie koszty pokrywa sam. Najgorszy moment na ustalanie tych zasad to pierwsza szkoda. Właśnie dlatego warto skonsultować się z ekspertami, którzy o leasingu wiedzą wszystko i służą pomocą. Przykładem mogą być specjaliści z Auto-Planeta.pl – firmy leasingowej, na której zawsze można polegać, o czym świadczy choćby ponad 400 pozytywnych opinii na platformie Google.