Leasing samochodu generuje koszty, jednak nie wszyscy leasingobiorcy zdają sobie sprawę, że rata leasingowa to tylko ich część, ponieważ przy dużych przebiegach większym obciążeniem dla firmowego budżetu może być paliwo. W dzisiejszym tekście podpowiadamy, jak kontrolować tankowania, ustalać limity oraz ograniczać niepotrzebne wydatki. Czy karta paliwowa, to rzeczywiście tak korzystne rozwiązanie? Czy proste zasady rozliczania są możliwe? Na te i wiele innych pytań odpowiadamy w artykule.
Dlaczego warto kontrolować koszty paliwa, wybierając leasing samochodu?
Choćby dlatego, że bez skrupulatnej i regularnej kontroli nie będziesz w stanie ocenić tego, jak eksploatowane jest auto. Dotyczy to zarówno firm dysponujących jednym pojazdem, jak i tych z większą flotą. Tak naprawdę te ostatnie są najbardziej narażone na nieuzasadnione wydatki, ponieważ zasada jest prosta – im więcej aut we flocie, tym większe ryzyko bezzasadnych wydatków, błędów w rozliczeniach i tankowań niezwiązanych z działalnością.
Monitorowanie przebiegów, spalania i transakcji (tankowań) pozwala lepiej planować budżet, wykrywać nieprawidłowości oraz porównywać opłacalność poszczególnych samochodów. W efekcie firma zna całościowe koszty utrzymania auta, czyli nie tylko ratę leasingową, ale także codzienne koszty związane z eksploatacją pojazdu.
Karta paliwowa – jak działa i jakie korzyści może przynieść?
Twoja karta paliwowa działa na podobnej zasadzie do karty płatniczej z tym zastrzeżeniem, że służy do regulowania wydatków związanych z eksploatacją auta. Dzięki niej leasing samochodu staje się jeszcze bardziej wygodny na co dzień. Co ważne, może być ona przypisana do firmy, poszczególnego pojazdu lub kierowcy. W rezultacie kierowca nie musi płacić kartą firmową, gdzie pojedyncza transakcja łatwo może zaginąć w gąszczu innych. Nie używa również gotówki czy własnej karty, co rodziłoby potrzebę dodatkowych rozliczeń.
Wydatki są rejestrowane w systemie operatora karty. Otrzymujesz szczegółowe raporty zawierające takie pozycje jak data, lokalizacja, kwota czy rodzaj zakupu. Możesz też wybrać opcję fakturowania – pojedyncza faktura lub kilka osobnych. Co istotne, jeśli chcesz karta paliwowa może działać tylko na stacjach paliw konkretnej marki np. Orlen czy Circle K. Jednym zdaniem, jest to rozwiązanie, które sprawia, że leasing samochodu staje się jeszcze prostszy, a Twoja kontrola nad nim dokładniejsza.
Za co zapłacisz kartą paliwową?
Kartą paliwową najczęściej zapłacisz za paliwo, ładowanie samochodu elektrycznego, płyny eksploatacyjne, myjnię, parkingi, autostrady i wybrane opłaty drogowe. Dobrze jednak wprowadzić pewne ograniczenia, skupiając się wyłącznie na rzeczywiście potrzebnych kategoriach produktowych. Pomaga to zmniejszyć ryzyko nieuzasadnionych wydatków i upraszcza późniejsze rozliczenia.
Limity na karcie paliwowej
Kartę paliwową możesz skonfigurować zgodnie ze swoimi potrzebami. Limity kwotowe ustawiasz na dzień, tydzień lub miesiąc. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby ograniczyć liczbę tankowań, wskazać rodzaj paliwa czy uniemożliwić zakupy pozapaliwowe (np. kawa czy przekąska). Operatorzy pozwalają także na określenie godzin, w których tankowanie może się odbywać (np. godziny funkcjonowania firmy) i wybór stacji. Warto pamiętać, że zbyt restrykcyjne ustawienia mogą utrudniać korzystanie z auta. Może być to problematyczne szczególnie dla niektórych zawodów – np. kurierów czy przedstawicieli handlowych. O tych ostatnich przeczytasz więcej w naszym poprzednim artykule – Leasing auta dla przedstawiciela handlowego – jak dobrać samochód, przebieg i warunki umowy?
Leasing samochodu a regulamin korzystania z karty paliwowej
Jeśli zależy Ci na tym, aby leasing samochodu był bezproblemowy – musisz zadbać o regulamin karty paliwowej. Powinien on jasno określać kilka podstawowych kwestii, takich jak:
- kto może korzystać z karty paliwowej;
- czy jest ona przypisana do pojazdu, czy pracownika (i do którego);
- jakie zakupy są dozwolone;
- zasady przechowywania karty i kodu PIN.
To oczywiście nie wszystko. Warto też precyzyjnie opisać procedurę postępowania w razie zgubienia lub kradzieży karty. Regulamin powinien jasno wskazywać na konieczność podawania stanu licznika przy tankowaniu, co pomoże w prowadzeniu rozliczeń.
Jak kontrolować tankowania pracowników?
Najlepiej wybrać prosty i skuteczny sposób kontroli, a więc podawanie stanu licznika podczas tankowania. Pozwala to szybko i skutecznie porównywać liczbę przejechanych kilometrów z ilością zużytego paliwa, a także sprawdzać miejsce, datę i godzinę transakcji. Dysponując tymi informacjami znacznie łatwiej wskazać tankowania niezgodne z trasą, nietypowo wysokie zużycie paliwa albo ilość paliwa przekraczającą pojemność baku. Pamiętaj też, że taka kontrola, aby była skuteczna, musi być regularna. Tym bardziej warto wybrać prosty model działania – tak, by uniknąć rozrostu biurokracji lub wzbudzenia w pracownikach poczucia nadmiernej kontroli.
Leasing samochodu – czy karta paliwowa dla jednego pojazdu ma sens?
Oczywiście, że tak! Karta paliwowa to przydatne rozwiązanie zarówno w dużej flocie, jak i małej firmie czy JDG z jednym autem. Leasing samochodu wymaga należytej kontroli wydatków, dlatego już przy jednym pojeździe warto sięgnąć po przydatne rozwiązania, takie jak karta paliwowa. Pamiętajmy też, że taka karta największe korzyści przynosi wtedy, gdy auto jest intensywnie użytkowane, często tankowane albo przekazywane pracownikowi.
Jeśli natomiast okazjonalnie korzystamy z auta, tankujemy kilka razy w miesiącu – wówczas zwykła firmowa karta płatnicza może okazać się w zupełności wystarczająca. Najlepiej porównać oba rozwiązania i zestawić je z naszymi potrzebami. To prosty sposób na podjęcie świadomej decyzji.
Jak wdrożyć kontrolę kosztów paliwa w firmie?
- Oszacuj miesięczne przebiegi i firmowy budżet. Weź pod uwagę liczbę kilometrów, średnie spalanie auta oraz ceny paliwa.
- Wybierz odpowiednią kartę paliwową. Najlepiej porozmawiać z zatrudnionymi kierowcami, aby wskazali stacje, z których najczęściej korzystają.
- Przypisz kartę do auta lub kierowcy, a następnie ustaw limity i zakres zakupów. Przede wszystkim określ liczbę tankowań i wskaż dozwolone kategorie wydatków.
- Przygotuj prosty regulamin i instrukcję tłumaczącą zasady raportowania.
- Regularnie analizuj raporty i aktualizuj limity.
Leasing samochodu a kontrola kosztów paliwa – podsumowanie
Karta paliwowa nie obniży automatycznie wydatków na paliwo, ale usprawni ich kontrolę. Bardzo ważne, aby ją właściwie skonfigurować, zestawiając z rzeczywistymi potrzebami firmy. Dobrze też porozmawiać z ekspertami, którzy pomogą w wyborze właściwych opcji – np. tymi z Auto-Planeta.pl, czyli firmy, w której nie tylko załatwisz leasing samochodu, ale również szereg dodatków, jak np. karta paliwowa. Setki pozytywnych opinii to wystarczający powód, by w pierwszej kolejności udać się właśnie do tej firmy leasingowej. Gwarantujemy, że przy wsparciu specjalisty sięgniesz po rozwiązanie najlepsze dla Twojej firmy.